Préparation du pot de rentrée

Bonsoir,

Comme convenu durant la réunion de l'ABRICO, un pot de rentrée -avec apéritif dînatoire- aura lieu le jeudi 25 septembre dans le hall des asso's à partir de 18h. L'entrée sera à 4 euros pour les membres de l'asso et 6 euros pour toute autres personne. Mais l'objet de ce message n'est pas la promo de cette soirée, ce sera fait dans un autre message ainsi que par voie d'affichage. Le but est donc en réalité d'organiser la soirée, c'est-à-dire de répartir les tâches à accomplir entre les différents volontaires qui se feront connaître en répondant à ce message. Je vais en effet préciser les choses à faire et vous n'aurez qu'à choisir ce que vous voulez faire dans la liste suivante :

Logistique et communication :
* permanences à prévoir pour vendre les entrées au local => le bureau s'en charge
* impression à Espace Copy et collage d'affiches => 2-4 personnes
* un volontaire par promo pour écrire au tableau la pub de la soirée avant les cours
* quelques volontaires pour faire le ménage en fin de soirée ?...
* un photographe ou deux ?...

Apéritif dînatoire :
* Boissons => le bureau s'en charge
* Pas de frigo ! Il faudrait un ou deux grands récipients (genre poubelles propres) pleins de blocs de glace ou des glaciaires pour les boissons à prêter...
* Gobelets en plastique, serviettes en papier... => le bureau s'en charge
* Nourriture => Choses faciles à manger sans couverts, chaud ou froid :
- quiches, tartes, cakes...
- petits fours, toasts...
- pains surprise ? (grand succès l'année dernière...)
- piques de crudités, surimi, jambon...
- gâteaux pour le dessert
Pour ceux qui feront la nourriture, n'oubliez pas nos amis musulmans, végétariens ou d'autres encore qui ont quelques restrictions alimentaires à prendre en considération... Je précise également que ces volontaires payent leur entrée comme tout le monde, mais que la totalité des frais engagés pour les achats nécessaires à la cuisine seront remboursés sur présentation du ticket de caisse (pensez à l'asso, soyez raisonnables dans le choix de vos ingrédients...)

Voilà ! Merci à l'avance aux volontaires ! Et essayez de ne pas tous choisir les mêmes choses !
Bon week-end,
Octavie.
PS : Les photos du pot de rentrée de l'année dernière

Pour ma part, je peux gérer quelques plats de petits fours chauds, j'en ferai de plusieurs sorte, avec ou sans viande. Sinon, je peux aussi faire n'importe quoi d'autre que personne ne voudrait faire dans la liste (avec une préférence pour des gâteaux et des piques à crudités).

D'ailleurs, il faut que Céline pense à amener son micro-onde comme prévu. Si quelqu'un veut en apporter un deuxième au cas où...
J'ai oublié aussi de préciser que si quelqu'un a autre chose que ce qui est dans la liste à proposer, tant que le budget est raisonnable et que c'est pratique à manger, n'hésitez pas ; plus ce sera original et bon, mieux ce sera !

Je suis la dernière à avoir quitté le bâtiment 43 à la fin de la réunion après la dispersion des personnes restantes. Il se trouve que cette question organisationelle -qui n'est en rien un détail- n'a pas été évoquée...

En outre, si je vois en quoi il peut paraitre plus simple que 3 personnes fassent les courses, mon expérience du pot de l'année dernière prouve le contraire, et ce d'autant plus que nous attendons au moins deux fois plus de monde cette année... Et si nous faisons les courses et que nous les dispersons ensuite entre les différents volontaires, je nous vois mal récupérer la liste de courses de chacun d'entre eux et leur redistribuer ensuite les ingrédients. N'oublions d'ailleurs pas que toutes ces courses (soient environ deux caddies plein si l'on considère que nous en avons rempli un l'année dernière...) devront bien être stockées quelque part, en attendant d'être redistribuées, faut-il rappeler que le local de l'ABRICO ne contient pas de réfrigérateur ?! Créer un fond de caisse en vue des remboursements ne me parait pas être une épreuve insurmontable et il me parait plus simple de gérer de la monnaie que de gérer deux caddies de denrées alimentaires potentiellement périssables.

Quoi qu'il en soit, en parler avec le bureau -et en particulier la trésorière- me semble indispensable, avant de prendre ce genre de décisions modulant totalement l'organisation envisagée suite à une réunion où environ 30 personnes -incluant les membres actifs- étaient présentes. C'est en effet elle qui doit gérer les remboursements et donc décider de ce genre de choses, en consultant les autres membres du bureau...

Bonne soirée,
Octavie.

Le but de ce message, écrit comme convenu durant la réunion, n'était-t'il pas précisément de recenser les gens souhaitant amener quelque chose dans la liste indiquée afin justement de rentrer dans nos frais et d'éviter que chacun apporte n'importe quoi et ne nous en informe qu'a posteriori avec des demandes de remboursements impromptues ?

Par ailleurs, je doute qu'il y ait 100 personnes souhaitant faire la cuisine, et quel que soit leur nombre, les volontaires doivent s'inscrire ici en indiquant ce qu'ils souhaitent faire s'ils veulent être remboursés, ce qui permet de gérer les dépenses et de clore la liste des volontaires s'ils s'avèrent finalement en surnombre. Nous pouvons ainsi tout superviser et contrôler les dépenses, sans avoir à centraliser les tâches au niveau d'un groupe très (trop ?) restreint de personnes, alors que nous avons des gens pleins de bonne volonté autour de nous... Et si tu as des doutes, il est toujours envisageable de demander aux gens d'indiquer leurs dépenses ici au fur et à mesure afin de mieux contrôler l'évolution des choses... Et puis comment espérer avoir de nouveaux membres actifs motivés pour reprendre l'association après nous si nous ne laissons pas les autres s'investir ?

Bonsoir,

Je n'ai pas le temps (mardis des sciences obligent...) de répondre à la totalité de ton message, David, mais je vais juste évoquer brièvement la question du prix de l'entrée au pot de rentrée :

je trouve donc personnellement que le prix de 4 a 6 euros est élevé pour un pot de rentrée. ( peut être cela est également dut au fait que ce n'est pas qu'un pot mais un apéritif dînatoire ou que vos ambitions dans la prestation est plus élevée que l'année dernière ).

L'an dernier, la participation était de 5 euros par personne pour un apéritif dînatoire, même si nous avions appelé ça pot de rentrée. En moyenne, nous sommes donc encore à 5 euros l'entrée cette année ; je ne vois pas ce qui te choque. De plus, l'an dernier pour ce même prix, nous n'avons fait aucun bénéfice. Il n'y a donc aucune raison que nous en fassions cette année. Les 5 euros, c'est bien pour la nourriture et les boissons, ni plus ni moins !!

Je file... Je reviendrai sur la suite plus tard !
Octavie.

Si tu n'as pas assisté aux réunions, sache que le forum est exactement le lieu où toutes les suggestions sont possibles ; je suis donc ravie de constater que tu l'as fait. Il est impossible d'avancer sans le soutien, les conseils et les critiques constructives des autres. Cependant, c'est durant les réunions que tout est décidé officiellement ; aussi si tu as des suggestions, mieux vaut les écrire sur le forum avant les réunions, si tu sais que tu ne pourras pas y être présent. En effet, nous ne pouvons pas nous permettre de remettre en cause après les réunions ce qui s'y est dit, au risque de perdre plein de gens en route, qu'ils ne sachent plus quelles décisions sont celles qui seront réellement appliquées et surtout au risque qu'ils décident de ne plus venir aux réunions si ces dernières se voient ensuite discréditées sur le forum. Je veux donc dire par ces quelques phrases que toute critique est bonne à prendre en considération, dés lors qu'elle est émise au bon moment et au bon endroit...

Il ne faut pas considérer ce pot de rentrée comme un simple évènement associatif. D'un point de vue symbolique, l'ABRICO est pour moi le support d'un mouvement dynamisant de la fac qui s'est mis en place les deux dernières années, afin d'éviter que ce mouvement s'effondre après le départ des actuels M2 en thèse ou ailleurs en fin d'année ; il est plus simple de faire passer une association concrète aux générations futures plutôt qu'un concept, si sympathique soit-il. Le pot de rentrée de l'ABRICO n'est ni plus ni moins que la continuité logique des soirées de l'année dernière, le public est simplement un peu plus vaste dans la mesure où l'ABRICO a décidé dés sa restructuration de ne se fermer à aucune promotion et de perdre l'aspect légèrement sectaire que certains voyaient aux BCGMP-GFS... Ainsi, cette soirée ne vise pas à accueillir de nouveaux adhérents, mais bien à rassembler les étudiants, les enseignants, les chercheurs (etc.), dans une optique de rapprochement convivial et festif de toute cette collectivité scientifique, qui se trouve être l'élément central du projet de l'ABRICO. En revanche, il y a bien un certain aspect visant au "recrutement" de nouveaux membres, c'est la différence de prix entre les adhérents et les non-adhérents, la moyenne des deux correspondant néanmoins au tarif de l'an passé, comme je l'ai signalé hier.

Je ne reviendrai pas sur le prix, mais sur les subventions. Sache que le FSDE peut en effet contribuer financièrement à certains évènements de l'ABRICO -mais uniquement de façon ponctuelle- pour des projets précis étudiés au cas par cas par le CEVU. En outre, il est stipulé dans les demandes de financements, que le FSDE ne participe en rien aux achats de boissons et nourriture, ce qui exclue donc dans leurs subventions tout ce qui concerne la soirée du 25 septembre. Nous ne pouvons donc l'organiser que par la contribution financière des gens qui seront présents. Or, je pense que 5 euros pour un repas -même présenté sous la forme d'un apéritif dînatoire-, ce n'est pas excessif, c'est le prix d'un fast food ou d'un kebab...

Comme je l'ai déjà écris quelque part, la meilleure des choses à faire pour la soirée est de répartir les tâches entre plusieurs personnes et non de laisser le bureau s'occuper de tout. L'année dernière, nous étions 3 à faire les courses et la nourriture pour 50 personnes ; c'était certes très sympa, mais cela a représenté deux jours et demi de cuisine, 3 mini-fours en intense activité, des plats s'accumulant chez Sandrine et envahissant son frigo, etc. Cette année, nous attendons plus de monde encore que l'an passé, où seules 4 promos et les profs étaient conviés ; il est donc évident que cette stratégie -quoi que plus simple d'un point de vue de la gestion du budget et des ressources alimentaires- n'est absolument pas adaptée. Nous avons donc convenu avec Céline, Shahad et Emilie qu'il valait mieux proposer une liste de choses à faire, dans laquelle chaque volontaire indiquerait ce qu'il ferait, en quelle quantité et le budget requis. Ceci permet donc de répartir les tâches, de mobiliser de nouveaux membres actifs et les responsabiliser ainsi et éviter que quelques personnes s'occupent seules de l'organisation générale. Il a ensuite été envisagé, pour éviter les remboursements des volontaires (en monnaie ou par chèque...) sur présentation de leur ticket de caisse, que le bureau se charge de faire les courses et que les volontaires se servent ensuite dedans. Si cela présente l'avantage de faire les courses chez un grossiste et d'éviter les flux de petite monnaie entre la trésorière et les volontaires cuisiniers, le stockage des divers ingrédients pose un réel problème logistique à prendre en considération.
Par ailleurs, je doute qu'il soit très compliqué de gérer les courses et remboursements des volontaires, car ceux-ci ne seront sans doute pas nombreux. A l'heure actuelle, nous ne sommes que deux volontaires à nous être manifestées sur le forum en indiquant ce que nous pouvons préparer pour la soirée parmi la liste indiquée ci-dessus... Je pense cependant que l'on peut ajouter au moins Céline, Shahad et Emilie. De plus, nous ferions preuve d'une grande mauvaise fois si nous cachions que nous sommes à la recherche de membres actifs susceptibles de reprendre les rennes de l'association en Décembre où le bureau sera réélu. Comment pouvons-nous espérer avoir de nouveaux membres si on empêche les gens de s'investir et de se prendre au jeu de l'expérience associative en organisant tout pour eux sans aucun investissement personnel de leur part ?... Si quelques personne en dehors du bureau et de ses quelques membres réellement actifs, quelques personnes souhaitent participer, il serait dommage de le leur refuser pour des raisons de difficulté organisationnelle, et ce d'autant plus qu'il ne me semble pas particulièrement compliqué d'indiquer sur le forum ce que l'on compte faire et pour quel prix et de se faire rembourser ensuite...

Les séminaires de chercheurs sont publiques, tandis que les séminaires de doctorants sont réservés aux seuls membres de l'ABRICO. Ce choix parait logique : nous voulons que lorsqu'un chercheur vient sur Rennes présenter un séminaire gracieusement, il n'ait pas le sentiment d'être venu pour rien. Nous souhaitons donc ouvrir son séminaire tant aux étudiants de l'ABRICO qu'aux autres étudiants, mais aussi aux chercheurs, enseignants, etc. afin d'avoir le public le plus large possible. En revanche, les séminaires-thésards constituent un service proposé aux étudiants par l'association pour lequel il me semble normal de payer une petite contribution. Or, cinq euros à l'année ne me semblent pas être une somme excessive pour des réductions aux soirées, 20 % de réduction à Espace Copy, l'accès à des séminaires de doctorants 4 à 10 fois dans l'année, la satisfaction personnelle que procure le soutien à une association réellement utile (lol), et j'en passe... Et n'oublions pas que l'association a besoin d'argent pour vivre, être assurée (en cas de problème durant les soirées, les séminaires, etc.), et se pérenniser. Cet argent peut venir -comme je l'ai indiqué précédemment- de subventions en vue de la réalisation de projets ponctuels non festifs, mais également des adhésions de membres. Ainsi, si les séminaires constituent une raison supplémentaire d'adhérer à l'association, ne serait-ce qu'en tant que membre passif, je ne vois pas le problème...

Pour répondre à ta question Frédéric, je ne sais pas où on en est, mais il me semble difficile de planifier une nouvelle réunion rapidement à un créneau convenable pour que tous les membres potentiellement actifs soient présents (M1 & M2 BioViGPA, M1 & M2 SCMV, L3 BCGMP, M2 MFA...) Ceci dit, si quelqu'un propose un créneau convenable, why not ?

Pour l'heure, je suggère que les différents volontaires se fassent connaître en réponse à ce message et indiquent leur contribution potentielle parmi les éléments de la liste disponible ; nous verrons ensuite s'ils font eux-même leurs courses ou non par la suite. Selon le nombre de personnes motivée, l'organisation peut être très modulable... A voir...

Pour ce qui concerne le logo, il faut remercier ZaZoOo qui -une fois encore- a fait des merveilles !! Merci ZaZoOo !!

Bonne soirée à tous et à demain.
Octavie.

Bonjour,

Pour la réunion après les cours ce soir, ok mais il y aura sans doute peu de monde, car les gens qui ne seront pas allés sur le forum aujourd'hui ne seront pas au courant. On va perdre plein d'organisateurs potientiels... Cela dit, je voudrais que l'on n'y passe pas trop de temps, car on ne peut pas se permettre de faire 45 réunions pour organiser chaque évènement ! Nous devons mieux nous organiser et devnenir plus efficace, afin d'éviter de perdre ainsi tant de temps pour les organisateurs, mais aussi et surtout pour les autres qui ne sont pas informés assez tôt des évènements que l'on organise, ce qui est regrettable...

Pour ce qui est de l'affiche, j'accèpte de la faire ce soir si j'en ai le temps, au pire demain. Mais si quelqu'un de plus talentueux que moi est volontaire, ce serait sans doute mieux...

A ce soir,
Octavie.